Per accelerare il business è molto importante alleggerire l’aspetto burocratico. Ciò non significa eliminare dei processi ma semplicemente renderli più snelli, veloci, immediati. Il software TeamSystem Digital Signature permette alle aziende, ai professionisti e a tutti i loro clienti di firmare digitalmente in modo semplice e sicuro. Come? Sfruttando la firma digitale – anche nota come firma elettronica qualificata – da smartphone. Vediamo come funziona nel dettaglio.
Più firme per più esigenze
- La firma elettronica semplice si rivela utile per la sottoscrizione con finalità approvative. In un flusso operativo aziendale ad esempio, è l’autorizzazione del Responsabile di settore ad una trasferta del dipendente, a un acquisto o a un rimborso. E’ anche la firma che un qualsiasi corriere ci chiede di fare sul suo tablet nel momento in cui ci consegna un pacco.
- La firma elettronica avanzata invece è una firma che assegna al documento elettronico lo stesso valore di un documento analogico. Può essere utilizzata per la sottoscrizione di documenti quali: preventivi, offerte, informative privacy, ecc.
- Infine, la firma elettronica qualificata o firma digitale – si può suddividere in automatica e remota. La prima è quella che consente al sottoscrittore di porre la firma in maniera massiva, la seconda invece sostituisce i tradizionali token/smartcard utilizzati per la firma digitale. Trova applicazione nella sottoscrizione di fatture, ddt, libri e registri, registrazioni informatiche, contratti ecc.
- Consultare i documenti da vistare, suddividerli per categoria e inviarli
- Verificare l’avanzamento dello stato di firma
- Collaborare alla firma di un documento che richiede la sottoscrizione di più persone.
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Come apporre la firma digitale da smartphone con TeamSystem Digital Signature
I documenti da firmare vengono inviati al firmatario tramite il gestionale – integrato con Digital Signature – oppure caricandoli direttamente in procedura. E’ possibile procedere all’operazione con il solo utilizzo del cellulare.
La sicurezza è garantita da una chiamata – secure call – o da un SMS contenente un codice OTP (One Time Password) valido solo per l’operazione che si sta svolgendo e per un lasso di tempo determinato.
Chi richiede la firma inoltre, dopo aver inviato la documentazione, può:
- verificare lo stato del processo di firma
- scaricare il documento firmato
- inviare il documento in conservazione digitale sostitutiva.
- riduzione dei costi in favore di una mission ecologica. Non si necessita più di contratti cartacei ma prettamente elettronici
- mantenere lo stesso valore giuridico di un documento cartaceo
- firmare i documenti in qualunque posto, in azienda come fuori sede, perché pensata appositamente per l’utilizzo da mobile.
Non solo, i documenti firmati vengono poi conservati per il lasso di tempo previsto dalla normativa applicabile sul servizio TeamSystem Digital Archive . Infine, giusto ricordarlo, tutti i documenti firmati con TS Digital Signature soddisfano il valore legale richiesto dalla legge
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