ERP e interoperabilità con i servizi digitali

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica prima verso la PA e poi anche tra privati ha segnato uno spartiacque tra la gestione tradizionale e una gestione molto più automatizzata delle relazioni tra l’Azienda e i suoi interlocutori, in un percorso destinato a continuare e a rafforzarsi.

La fatturazione elettronica ha infatti determinato il cosiddetto “effetto domino” sia sui processi correlati alla produzione e gestione dei documenti – ad esempio dall’emissione di un ordine fino all’incasso – sia sugli operatori coinvolti in questi processi, interni o esterni all’azienda.

Nell’era pre-fatturazione elettronica il processo collegato ad un documento contabile prevedeva più o meno questi passaggi:

• Generazione
• Stampa
• Firma
• Invio, prima anticipato per posta elettronica e successivamente per posta normale in originale
• Ricevimento
• Accettazione da parte del cliente
• Pagamento
• Archiviazione

Possiamo anche aggiungere gli aspetti legati alla verifica degli estratti conto bancari con le fatture contabilizzate e le comunicazioni all’Agenzia delle Entrate per gli adempimenti fiscali.  Tutte queste fasi richiedevano la presenza in azienda delle figure designate alla gestione e una discreta quantità di tempo, materiale, spazio.

Poco male: c’è ancora tempo! Tuttavia occorre muoversi: acquisire la consapevolezza di quanto occorre modificare e intraprendere il percorso di digitalizzazione scegliendo un interlocutore in grado di dare prospettiva, know how e strumenti all’avanguardia.

Per garantire un vantaggio competitivo ai propri clienti TeamSystem ha portato la digitalizzazione oltre la fattura elettronica intesa come semplice conformità all’adempimento di legge.
Ha infatti sviluppato una serie di servizi digitali che migliorano l’intera filiera, integrando i processi e i dati:

• Digital Signature, il servizio di firma integrato con il gestionale che svincola il firmatario dall’operazione manuale in presenza fisica; di fatto si può firmare un documento con uno smartphone
• Digital Archive, per l’archiviazione elettronica a norma delle fatture e che favorisce la dematerializzazione di tutti i documenti cartacei
• Digital Bank link, per la riconciliazione dei movimenti bancari con le fatture contabilizzate; niente più spunte su estratti conto cartacei e un generale miglioramento della comunicazione con gli istituti di credito
• Digital Fiscale link, per la gestione degli adempimenti fiscali, in modo da dialogare meglio anche con l’Agenzia delle Entrate.

Per quanto riguarda le persone, l’avvento di questi servizi alleggerisce l’operatività perché permette ai lavoratori di concentrarsi sul controllo anziché sull’inserimento dei dati, migliorando così la qualità del lavoro.

Per quanto concerne l’aspetto economico, digitalizzazione significa anche dematerializzazione e quindi eliminare la carta, i materiali e le macchine per stampare, riutilizzare lo spazio dedicato all’archivio ad altri usi; una modalità operativa green a sostegno dell’ambiente.

Infine, il tempo che le Aziende risparmiano dalla digitalizzazione di questi flussi può essere riconvertito, per esempio, in attività formative, in modo da aumentare il valore dei propri collaboratori per avvicinare di più lavoratori e Azienda.